Symposium Koha 2011 : deux journées avec de tout, pour tous

(màj 24/06/2011 : les podcasts sont en ligne ici)

Le Symposium Koha 2011 (voir détails ici et ) s’est tenu à Lyon les 26 et 27 mai derniers à l’Université Lumière Lyon 2, sur le site des Berges du Rhône. Chapeau bas à l’équipe organisatrice, composée de membres du SCD Lyon 2 et de l’association KohaLa.

Le programme très riche et modulaire a permis aux quelques 150 participants de composer ces 2 journées à la carte. Parmi les nombreuses conférences, ateliers et autres retours d’expérience, chacun pouvait ainsi trouver son compte: nouveaux entrants, intérmédiaires ou vétérans, de profil technique, gestionnaire ou non.

Je me suis personnellement concocté un programme correspondant à mon profil de gestionnaire/administrateur en fin de projet de réinformatisation (quand les opérations d’envergure sont passées et qu’il reste maintenant à raffiner). Ce billet donne un coup de projecteur sur des interventions qui m’ont particulièrement marquée et donnera peut-être l’envie d’une séance de rattrapage quand les vidéos et supports seront mis en ligne.

Le libre, kézako?

Pas spécifiquement consacrée à Koha, la conférence « L’open source et open data: le socle de la documentation de l’avenir » constituait une bonne entrée en matière, bien que probablement plus utile aux néophytes du mouvement qu’aux convertis. Vincent Mabillot y exposait de manière synthétique le contexte d’apparition du libre, les plus, les moins, les clés et les enjeux, et plus généralement la philosophie et un certain état d’esprit du libre.

Koha a 10 ans, et ce n’est pas fini!

« Je fais régulièrement cette présentation de Koha. Qui ne la connait pas encore? », c’est à peu près par cette question que Paul Poulain a démarré son intervention « Histoire de Koha, presentation de la 3.4 ». Le nombre de mains qui se sont levées (dont la mienne) a pourtant prouvé la pertinence d’une telle présentation et révèle peut-être l’arrivée continue de nouveaux entrants ou d’entrants potentiels.

Ce sont ainsi 10 ans d’évolutions du logiciel et de la communauté qui ont été retracés. Je reste très impressionnée par le processus qualité engagé, gage de véritable consolidation des activités et de stabilité. C’était aussi l’occasion de rappeler le nouveau mode de sortie périodique au rythme d’une version tous les 6 mois et de reprendre conscience du succès mondial de Koha, parfois à grande échelle, comme le prouve l’organisation de la KohaCon 2011 à Thane, en Inde.

A titre personnel, en France, rien qu’entre 2009 et aujourd’hui, il me semble que le paysage a bien changé aussi: nouveaux acteurs, extension du périmètre d’application, enrichissement en un progiciel complet.

Plus concernée dans mon travail avec Koha par les question de multilinguisme et d’ergonomie, je ne développerai pas ici les nouvelles fonctionnalités proposées par la version 3.4.

Lors de cette présentation, on aura toutefois noté l’intérêt aigu de la communauté pour tout nouveau développement, toute nouvelle fonctionnalité et son prompt reversement dans la version communautaire. Ceci fait ressortir un point abordé plusieurs fois lors de ces journées: le fort besoin d’affichage ou de coordination des projets et la plus ou moins bonne volonté qui accompagne cette démarche (signalement des développements, coopération, implication dans la communauté internationale).

En plus de l’usage de l’anglais, présenté comme un obstacle, on peut aussi s’interroger sur le caractère de la communauté des utilisateurs qui semblent encore privilégier la représentation à l’implication individuelle (transition toute faite avec la table ronde qui a suivi, voir ci-dessous).

Le libre: nouvelles formes de relations entre acteurs

A voir absolument dès mise en ligne. Avec beaucoup de tact et d’élégance, François Elie a assuré l’animation de la table ronde « Travailler avec des professionnels du libre » et géré les échanges avec la salle. De nombreux thèmes ont été abordées, parmi lesquels:

  • Spécificités des marchés publics dans le cas de l’open source (fourniture de services et non plus de fournitures). Multiplicité des appels d’offre (ouverts, semi-ouverts, fermés). De bons repères ici.
  • Lors des commandes de développements, difficultés pour les donneurs d’ordre de formuler les clauses qui garantiront le reversement et l’enrichissement des versions communautaires. Difficultés possibles voire impossibilité pour les maîtres d’œuvre de tenir de tels engagements
  • Décalage entre communauté des utilisateurs et club utilisateur. Permanence des modes de fonctionnement de ce dernier. Comme Pascale Nalon le soulignait lors de l’ouverture, la frontière s’efface entre utilisateur métier et développeur, même si la barrière existe encore
  • Coopétition. Le terme qui caractérise un nouveau type de relations entre développeurs/prestataires de service. Beaucoup de réactions sur ce que recouvre cette notion.
  • Très intéressante considération finale sur l’offre SaaS (merci à Marlène pour l’acronyme correct) qui tend à se répandre: libre ou pas, le résultat semble le même, cela peut conduire au dévoiement du principe d’indépendance du libre

Utiliser Koha c’est bien, savoir ce qu’on fait avec et le quantifier c’est mieux

L’atelier « BIRT/Jasper report » aura particulièrement intéressé les gestionnaires, et tous les utilisateurs soucieux de produire des rapports réguliers, pointus et bien présentés.  On peut saluer la présentation impeccable de BIRT par Françoise Barré, en attendant impatiemment la mise en ligne de ses supports de tutoriel.

Quand Koha s’inscrit dans une démarche organisationnelle

Très enrichissante, la présentation de Jérôme Pouchol « Koha, outil au service du changement » a laissé entrevoir l’énorme travail de réflexion innovante et d’accompagnement qui peuvent (doivent?) être mis en œuvre, avec Koha vu à la fois comme une fin mais surtout un moyen dans l’application d’une nouvelle politique documentaire.

L’occasion de souligner, comme plus tôt dans la journée, l’implication des membres du personnel à tous les niveaux, par exemple par la création de référents thématiques et fonctionnels. On peut aussi citer leur très souvent nécessaire montée en compétence, et même de nouveaux modes de distribution des responsabilités, ce qui nécessite toutefois une très bonne définition des tâches et des rôles. Le fonctionnement en mode projet permanent et évolution perpétuelle m’a aussi semblé intéressant.

A citer en exemple en matière de conduite du changement peut-être?

Et enfin

A lire: le billet de Marlene’s corner, qui donne un point de vue alternatif sur le même programme.

Koha à l’ISH et l’Ifpo : retour sur le projet de réinformatisation

2009 : lancement de la phase préparatoire du projet de réinformatisation Koha pour les bibliothèques de l’ISH et de l’Ifpo.
2011 : Smultidoc (le catalogue bibliographique commun de l’ISH et du réseau Langues asiatiques) est rejoint par Koha Ifpo en ligne et en production.

Entre ces deux dates se sont échelonnées de nombreuses étapes de préparation, de test et de mise en œuvre au sein de l’équipe projet ISH, chez Tamil, notre prestataire de service, et dans les bibliothèques. Aujourd’hui si une étape de taille, celle de la migration des données et de la mise en production des deux systèmes, a été franchie, l’aventure Koha à l’ISH n’est pas terminée. Mais peut-être peut-on jeter un regard en arrière sur ce qui a déjà été entrepris et réalisé. Il ne s’agit pas d’un retour d’expérience à proprement parler, mais de livrer quelques réflexions sur le projet sous forme de billets.

Pour commencer, exposons brièvement quelques éléments du contexte et des objectifs de ce projet conjoint.

DEUX RÉSEAUX DE BIBLIOTHÈQUES D’ÉTUDES ET DE RECHERCHE

Smultidoc est le catalogue bibliographique commun de l’ISH. En 2009, Smultidoc tourne sous le système Loris (Ever), il est alimenté par un réseau constitué de 7 bibliothèques de laboratoires partenaires, et contient plus de 135000 notices au format Unimarc, avec une forte proportion de notices de dépouillement (articles, dossiers…) et de littérature grise, caractéristiques des bibliothèques de recherche en SHS.

A l’Ifpo, même type de ressources (y compris des cartes), même configuration en réseau de 9 bibliothèques réparties sur 4 sites dans 3 pays. En 2009, celles-ci fonctionnent de manière indépendante, les normes de saisies sont distinctes, les systèmes informatiques déconnectés les uns des autres. La mise en place d’un outil commun est vue comme l’occasion de renforcer le réseau existant.

GÉRER DES RESSOURCES EN ÉCRITURES NON LATINES

Outre le type de documents décrits (étude et recherche), une autre particularité des deux catalogues est de décrire nombre de documents en écritures non latines: asiatiques (chinois, japonais, vietnamien, langues du sud-est asiatique comme le thai ou le khmer…) et arabe.
Premier constat: si les écritures asiatiques sont plutôt bien prises en charge par les systèmes actuels, on n’observe pas encore les mêmes performances pour l’arabe. Ceci fera l’objet d’un billet à part entière.

PARTAGER ET LARGEMENT SIGNALER SES DONNEES

z39.50, OAI-PMH, transferts Sudoc, 3 moyens offerts directement ou indirectement par Koha pour exposer, exploiter, partager les données, et ainsi mieux répondre aux besoins en terme de catalogage, de recherche fédérée, de visibilité.
Toutes ces solutions sont vues comme des moyens techniques supplémentaires d’inscrire les bibliothèques dans les réseaux documentaires, thématiques, régionaux. La mise en place de Koha et de ses fonctionnalités noyaux est cruciale, mais l’après mise en place et l’exploitation des fonctionnalités « avancées » donnent une finalité plus large au projet.

Voici donc exposés les principaux points qui nous ont convaincus de lancer un projet commun pour en capitaliser l’expérience, en mutualiser la gestion, les spécifications et les investissements.

Le périmètre des besoins se trouvait ainsi délimité. Pouvait alors démarrer l’étude approfondie des besoins et la rédaction du cahier des charges.

CAHIER DES CHARGES, GESTION DE PROJETS, BALANÇOIRES

Dans notre cas, la phase de préparation du cahier des charges a porté moins sur la partie fonctionnelle du système Koha (déjà très complet à l’époque) que sur la partie de migration des données. Dans une certaine mesure, cela reflète le fonctionnement des bibliothèques d’étude et de recherche en SHS, peut-être moins contraint que celui d’une BU ou d’une BM mais exigeant en revanche un soin tout particulier dans la reprise des données.

La phase d’étude des besoins et de rédaction du cahier des charges a pris environ 6 mois. Étude de la littérature et des bonnes pratiques en la matière, échanges (notamment au sein du groupe de travail sur les SIGB Libres), inspiration puisée dans les projets précédents ou similaires, prise en compte des contraintes réglementaires, de nombreux aspects entrent en ligne de compte dans l’élaboration de ce document.
Au final, deux versions du cahier des charges se sont succédées. La première « idéaliste », faisant état de toutes les demandes, a servi pour prendre les marques, déterminer ce qui était réalisable ou non, et à quel coût. La seconde version « réaliste », resserrée autour des demandes auxquelles Koha pouvait véritablement répondre, a définitivement servi de cadre pour le déroulement ultérieur du projet.

Personne ne l’ignore, l’exercice du cahier des charges est périlleux car c’est sur ce document clé, présenté comme référence à toutes les parties concernées de près ou de loin, base de travail et de dialogue, que se batit le projet. Paradoxalement, conçu pour être informatif et sans ambiguïté, le cahier des charges reflète toujours une (plus ou moins grande) part de la subjectivité de son/ses auteurs et est entièrement soumis à celle de ses lecteurs, avec l’incidence que l’on sait sur la suite du projet.

(pas de source identifiée pour ce schéma)
Notre projet s’est-il déroulé ainsi ? Mener un projet open source change-t-il la donne ? On tentera d’apporter une réponse nuancée dans les prochains billets.

A LIRE

L’article de Collignon et Schöpfel, avec une belle bibliographie
Collignon A., Schöpfel J., « Informatique documentaire : le cahier des charges sous toutes les coutures », dans Archimag Guide Pratique « Manager et développer son service infodoc » (2007) 34-42, 93. Disponible en ligne: http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00238533/fr/ (cité le 21 avril 2011).