Koha à l’ISH et l’Ifpo : retour sur le projet de réinformatisation

2009 : lancement de la phase préparatoire du projet de réinformatisation Koha pour les bibliothèques de l’ISH et de l’Ifpo.
2011 : Smultidoc (le catalogue bibliographique commun de l’ISH et du réseau Langues asiatiques) est rejoint par Koha Ifpo en ligne et en production.

Entre ces deux dates se sont échelonnées de nombreuses étapes de préparation, de test et de mise en œuvre au sein de l’équipe projet ISH, chez Tamil, notre prestataire de service, et dans les bibliothèques. Aujourd’hui si une étape de taille, celle de la migration des données et de la mise en production des deux systèmes, a été franchie, l’aventure Koha à l’ISH n’est pas terminée. Mais peut-être peut-on jeter un regard en arrière sur ce qui a déjà été entrepris et réalisé. Il ne s’agit pas d’un retour d’expérience à proprement parler, mais de livrer quelques réflexions sur le projet sous forme de billets.

Pour commencer, exposons brièvement quelques éléments du contexte et des objectifs de ce projet conjoint.

DEUX RÉSEAUX DE BIBLIOTHÈQUES D’ÉTUDES ET DE RECHERCHE

Smultidoc est le catalogue bibliographique commun de l’ISH. En 2009, Smultidoc tourne sous le système Loris (Ever), il est alimenté par un réseau constitué de 7 bibliothèques de laboratoires partenaires, et contient plus de 135000 notices au format Unimarc, avec une forte proportion de notices de dépouillement (articles, dossiers…) et de littérature grise, caractéristiques des bibliothèques de recherche en SHS.

A l’Ifpo, même type de ressources (y compris des cartes), même configuration en réseau de 9 bibliothèques réparties sur 4 sites dans 3 pays. En 2009, celles-ci fonctionnent de manière indépendante, les normes de saisies sont distinctes, les systèmes informatiques déconnectés les uns des autres. La mise en place d’un outil commun est vue comme l’occasion de renforcer le réseau existant.

GÉRER DES RESSOURCES EN ÉCRITURES NON LATINES

Outre le type de documents décrits (étude et recherche), une autre particularité des deux catalogues est de décrire nombre de documents en écritures non latines: asiatiques (chinois, japonais, vietnamien, langues du sud-est asiatique comme le thai ou le khmer…) et arabe.
Premier constat: si les écritures asiatiques sont plutôt bien prises en charge par les systèmes actuels, on n’observe pas encore les mêmes performances pour l’arabe. Ceci fera l’objet d’un billet à part entière.

PARTAGER ET LARGEMENT SIGNALER SES DONNEES

z39.50, OAI-PMH, transferts Sudoc, 3 moyens offerts directement ou indirectement par Koha pour exposer, exploiter, partager les données, et ainsi mieux répondre aux besoins en terme de catalogage, de recherche fédérée, de visibilité.
Toutes ces solutions sont vues comme des moyens techniques supplémentaires d’inscrire les bibliothèques dans les réseaux documentaires, thématiques, régionaux. La mise en place de Koha et de ses fonctionnalités noyaux est cruciale, mais l’après mise en place et l’exploitation des fonctionnalités « avancées » donnent une finalité plus large au projet.

Voici donc exposés les principaux points qui nous ont convaincus de lancer un projet commun pour en capitaliser l’expérience, en mutualiser la gestion, les spécifications et les investissements.

Le périmètre des besoins se trouvait ainsi délimité. Pouvait alors démarrer l’étude approfondie des besoins et la rédaction du cahier des charges.

CAHIER DES CHARGES, GESTION DE PROJETS, BALANÇOIRES

Dans notre cas, la phase de préparation du cahier des charges a porté moins sur la partie fonctionnelle du système Koha (déjà très complet à l’époque) que sur la partie de migration des données. Dans une certaine mesure, cela reflète le fonctionnement des bibliothèques d’étude et de recherche en SHS, peut-être moins contraint que celui d’une BU ou d’une BM mais exigeant en revanche un soin tout particulier dans la reprise des données.

La phase d’étude des besoins et de rédaction du cahier des charges a pris environ 6 mois. Étude de la littérature et des bonnes pratiques en la matière, échanges (notamment au sein du groupe de travail sur les SIGB Libres), inspiration puisée dans les projets précédents ou similaires, prise en compte des contraintes réglementaires, de nombreux aspects entrent en ligne de compte dans l’élaboration de ce document.
Au final, deux versions du cahier des charges se sont succédées. La première « idéaliste », faisant état de toutes les demandes, a servi pour prendre les marques, déterminer ce qui était réalisable ou non, et à quel coût. La seconde version « réaliste », resserrée autour des demandes auxquelles Koha pouvait véritablement répondre, a définitivement servi de cadre pour le déroulement ultérieur du projet.

Personne ne l’ignore, l’exercice du cahier des charges est périlleux car c’est sur ce document clé, présenté comme référence à toutes les parties concernées de près ou de loin, base de travail et de dialogue, que se batit le projet. Paradoxalement, conçu pour être informatif et sans ambiguïté, le cahier des charges reflète toujours une (plus ou moins grande) part de la subjectivité de son/ses auteurs et est entièrement soumis à celle de ses lecteurs, avec l’incidence que l’on sait sur la suite du projet.

(pas de source identifiée pour ce schéma)
Notre projet s’est-il déroulé ainsi ? Mener un projet open source change-t-il la donne ? On tentera d’apporter une réponse nuancée dans les prochains billets.

A LIRE

L’article de Collignon et Schöpfel, avec une belle bibliographie
Collignon A., Schöpfel J., « Informatique documentaire : le cahier des charges sous toutes les coutures », dans Archimag Guide Pratique « Manager et développer son service infodoc » (2007) 34-42, 93. Disponible en ligne: http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_00238533/fr/ (cité le 21 avril 2011).


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